开完会议后,整理工作主要包括以下几个方面:
快速记录研讨过程及结论,导出在《会议记录本》上,用于存档。
条件允许的情况下,兼顾摄像,实现会议过程的全方位记录和还原。
会后立即建文件夹,按“会议时间+会议主题”命名并存档录音、录像和照片。
保存会议签到表,记录参会人员签名,确保独此一份。
会后应立即回收议题材料,避免泄密。
在会议记录的基础上,提炼并整理形成会议结论、议定事项及待办清单。
明确下一步工作思路和方向。
收集会议的全部文件材料,包括文字、影像资料等。
按照会议的议程和时间顺序排列文件,编制页码和文件目录,进行装订或装档案盒保管。
无论是会议记录还是会议纪要,都必须忠实地记录会议的原貌,包括时间、地点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话要点、会议总结或议定事项等。
认真领会并忠实记录主要领导的讲话原意,确保记录准确无误。
使用AI技术如语音转文字、要点提取和语言优化等功能,提高会议纪要整理效率。
例如,上传会议录音到AI平台,快速生成文字稿和会议纪要。
熟悉会场环境、设施条件和座次布局,确保录音质量。
检查录音设备,确保电量和存储空间充足,并提前测试设备。
对照存档要素核对收集的相关文件材料,确保齐全、准确、规范。
使用AI工具进行自查,确认无误后进行勾选。
通过以上步骤,可以确保会议结束后整理工作高效、有序,同时保证档案的完整性和可追溯性。